PDFをExcelに変換して表を無料で抽出する方法
四半期報告書がようやくPDFで届いたものの、本当に必要な数値は手の届かない表の中に閉じ込められている。40行もの数字をExcelに手作業で打ち直すのは時間がかかり、たった1桁の打ち間違いがその後のすべての計算式を狂わせかねません。PDFを直接スプレッドシートに変換すれば、こうした手間をすべて省き、データを本物の編集可能なセルへと収められます。
なぜPDFをExcelに変換するのか
PDFは「読むため」に作られたものであり、「計算するため」のものではありません。PDFの表に並ぶ数値はスプレッドシートのように見えますが、固定されたページレイアウトに縛られているため、並べ替えも、絞り込みも、列に=SUM()を当てることもできません。コピー&ペーストもほとんど役に立ちません。値が1つのセルにごちゃ混ぜに入ってしまったり、列がバラバラになる形で分割されてしまったりするからです。
きちんとしたPDFからExcelへの変換はまったく違います。表の中の行と列を認識し、各値をそれぞれのセルに配置するため、ページ上で見ている構造がそのまま使える.xlsxスプレッドシートになります。Excel、Googleスプレッドシート、LibreOffice Calc、Numbersに取り込んでしまえば、日付順に並べ替えたり、カテゴリで絞り込んだり、数式を追加したり、グラフを作ったりできます。ほんの数分前まではページ上のインクにすぎなかったデータが、すべて使えるようになるのです。
これは財務諸表、銀行の取引明細、請求書、価格表、研究結果など、文章よりも表が重要なあらゆる報告書で本当に役立ちます。
PDFをExcelに変換する方法
ここでは私たちのPDFからExcelツールを使った全工程を紹介します。アップロードからダウンロードまで、通常は1分とかかりません。
- ツールを開く。 PDF168のPDFからExcelのページにアクセスします。アカウントもインストールも不要です。
- PDFを追加する。 ファイルをページにドラッグ&ドロップするか、クリックして参照し、パソコンから選びます。
- 変換するページを選ぶ。 ページ入力欄に
allと入力すれば文書全体を処理でき、必要な表のあるページだけに絞り込むこともできます。たとえば範囲なら1-3、単一ページなら5のように指定します。文書の一部だけが表形式の場合、ページを限定すると出力がすっきりまとまります。 - 変換を開始する。 「変換」を押します。ファイルは暗号化された接続を通じて私たちの安全なサーバーにアップロードされ、各ページをスキャンして表の枠組みを検出し、スプレッドシートとして再構築します。
- 少し待つ。 ほとんどの文書は数秒で完了します。ページ数が多いファイルや表が密集しているファイルは、もう少し時間がかかります。
- スプレッドシートをダウンロードする。
.xlsxファイルを保存し、Excel、Googleスプレッドシート、LibreOffice Calc、Numbersで開きます。行と列は並べ替え、絞り込み、計算をすぐに行える状態になっています。
これが全工程です。メール登録も、透かしも、変換するファイル数の制限もありません。
できるだけきれいに抽出するコツ
表がどれだけうまく変換されるかは、PDFそのものに大きく左右されます。いくつかの心がけで、はっきりとした違いが生まれます。
- できるだけデジタルの、テキストベースのPDFを使う。 PDFがExcel、データベース、会計ソフトから書き出されたものであれば、数値は「本物の」テキストなので高い精度で変換されます。こうしたファイルが最もきれいなセルを生み出します。
- スキャンしたPDFはまずOCRが必要。 スキャンは表の写真にすぎないため、読み取れる元のテキストが存在せず、空白や文字化けしたセルになってしまいます。OCRツールにかけてテキストを認識させてから、その結果を変換してください。
- 結合セルや積み重なったセルに注意。 複数の列にまたがるセル、複数行にわたる入力、罫線が見えない表などは、完璧に検出するのが最も難しい部類です。変換後にいくつかの値を手直しすることは見込んでおきましょう。それでも全部を打ち直すよりはるかに速いはずです。
- 必要なページだけを変換する。 報告書がほとんど文章で、データ表が数枚だけという場合は、ページ欄をそのページだけに設定しましょう。余計な文字の断片が散らばったものではなく、目的にしぼったスプレッドシートが手に入ります。
- 別のプログラム用に生の行データだけが欲しい場合は? データベース、分析ツール、スクリプトに取り込むなら、装飾されたブックよりもシンプルなCSVのほうが扱いやすいことがよくあります。私たちのPDFからCSVツールは、同じ表データを軽量なカンマ区切りファイルとして取り出します。
変換後は、スプレッドシートをざっと確認しましょう。列の見出しが正しい位置に収まっているかをチェックし、いくつかの合計値を元の文書と照らし合わせ、プレーンテキストとして取り込まれてしまったセル(日付、通貨、パーセンテージなど)は書式を整え直します。
プライバシーについて
表には給与、口座残高、患者データ、価格など、機密性の高い数値が含まれていることがよくあります。だからこそ、ファイルがどこへ行くのか気になるのは当然です。表を正確に抽出するには相応の処理能力が必要なため、この変換はブラウザ内ではなく私たちの安全なサーバー上で実行されます。お客様のPDFは暗号化された(HTTPS)接続を通じて送信され、変換された結果がお客様にお返しされます。ファイルはその後保存されることも、誰かと共有されることも、広告や学習に利用されることもなく、アカウントを作成する必要も一切ありません。
まとめ
かつてPDFから表を取り出すといえば、画面に目を凝らして数字を1行ずつ打ち直すことを意味していました。PDFからExcelツールなら、ファイルを放り込み、ページを選び、「変換」をクリックして、すべての数値がそれぞれのセルに収まったきれいな.xlsxをダウンロードするだけ。無料で、安全で、数式の準備も整っています。別の場所に取り込むための簡素なデータファイルが欲しいなら、PDFからCSVが同じ抽出をより軽い形式で行います。いずれにせよ、次にロックされたPDFで報告書が届いたときのために、ブックマークしておきましょう。
よくある質問
変換後も表のレイアウトや数値は正確に保たれますか?
はい。コンバーターが行と列を認識し、各値をそれぞれのセルに振り分けるため、合計値や構造はそのまま引き継がれます。デジタル形式のきれいなPDFは高い精度で変換されますが、結合セルやスキャンされた表は多少の手直しが必要になる場合があります。
スキャンしたPDFをExcelに変換できますか?
スキャンは表の「画像」なので、抽出できる本物の数値が存在せず、空白や文字化けしたセルになってしまいます。まずOCRツールでテキストを認識させてから、その結果をExcelに変換してください。
PDFからExcelへの変換は無料ですか?ファイルは安全ですか?
完全無料で、登録不要、透かしなし、ファイル数の制限もありません。お客様のPDFは暗号化された接続を通じて安全なサーバーにアップロードされ、変換後にお返しします。保存されたり、共有されたり、広告に利用されたりすることはありません。